Soyez efficace!
Comment réduire votre temps de travail de 10 heures chaque semaine?
L’ouvrier qui veut bien faire son travail doit commencer par aiguiser ses instruments. -Confucius
Voici quelques astuces qui vous permettront d’être plus efficace au travail tout en réduisant la durée que vous y passer.
1. Limitez votre temps sur Internet
Utilisez des outils qui permettent de couper votre connexion internet si nécessaire.
2. Planifiez vos journées à l’avance
Ne prévoyez pas trop de tâches et priorisez : Si possible, faites la tâche directement. Planifiez le temps nécessaire pour réaliser vos tâches. Essayez de décliner ou de déléguer certaines tâches. Réduisez les pertes de temps (le surf, lire le journal, les discussions…).
La matrice de priorisation permet de catégoriser les tâches et les prioriser: les tâches
« Urgentes et Importantes » et «Importantes et pas Urgentes » doivent être celles sur lesquelles vous passez le plus de temps. Les autres, faites en sorte de les éviter tant que possible.
3. Touchez vos emails seulement une fois
Adoptez la politique de la boîte de réception vide tous les jours. Pour ce faire, lorsque vous recevez un email, posez-vous la question si une action est nécessaire:
Si non : Effacez-le ou archivez-le dans un répertoire d’archivage unique.
Si oui : Prenez directement action si cela nécessite moins de 2 minutes ou remettez à plus tard : créez une tâche et mettez le mail dans un répertoire d’action ou déléguez l’action.
4. Faites le tri dans votre agenda
Demandez-vous où vous pouvez ajouter de la valeur, retirez les réunions sans valeur et soyez actif durant les réunions auxquelles vous participez (pas de blackberry, d’ordinateur,…).
5. Planifiez du temps pour votre «zone de solitude »
Mettez dans votre agenda des rendez-vous avec vous-même chaque jour. Vous paraîtrez occupé. Eviterez d’autres réunions. Vous pourrez vous consacrez à vos tâches prioritaires.
6. Utilisez le traitement en lot ou « batch processing »
Groupez les tâches similaires (demandant les mêmes ressources) et faites-les en séquence, l’une après l’autre. Sachez que le multitâche diminue votre productivité et votre créativité de 40%. Groupez donc vos coups de téléphone, réunions, emails, publications,…et faites-les en groupe.
7. Utilisez des modèles d’email pour dire « non »
Plus vous aurez de succès, plus inaccessible vous devez devenir car vous ne pourrez plus vous permettre d’avoir autant d’accessibilité qu’auparavant. Apprenez donc à dire « non ».
Gestion du temps et résultats des milliardaires
Time is what we want most, but what we use worst. William PennBetter
Chet Holmes explique qu’une bonne gestion du temps ne devrait pas prendre beaucoup de temps et que 5 minutes par jour devraient suffire.
Entrepreneur et multi-millionnaires, il nous donne ses secrets et affirme qu’aujourd’hui, la plupart des managers sont en mode réactif tout le long de la journée et se voient donc forcés de faire de nombreuses heures supplémentaires.
Ces personnes sont en fait à environ 25% de leur efficacité et devraient passer en mode proactif.
Dans le mode proactif, les managers planifient leurs journées et dédient des instants spécifiques pour les interruptions et les réunions diverses. Les employés ont des réunions hebdomadaires avec des ordres du jour clairs. Et dans ces réunions tenues sans faute, l’équipe présente ses idées, le manager a un ordre du jour, les tâches et livrables sont assignés avec des dates de livraison,…
Chet nous décrit son système en 6 étapes pour passer en mode proactif et insiste sur le fait que toute personne dans une entreprise devrait suivre au moins les 4 premières étapes (c’est le cas dans les siennes). Les 6 étapes à suivre chaque jour pour avoir une entreprise et une équipe efficaces :
1. Touchez une seule fois et prenez action
- Un employé moyen passe un mois par an à lire et relire la même information sans agir. Ne faites pas de même et prenez l’habitude de prendre action directement.
- En tant que manager, l’action suivante doit être assignée à une personne de votre équipe et pas à vous car même une action de qualité inférieure par un membre de votre équipe vaut mieux qu’une action supérieure que vous ne ferez jamais.
2. Faites des listes
- Listez les 6 tâches les plus importantes de la journée et limitez-vous aux tâches les plus importantes. Faites une liste séparée pour les autres actions diverses.
3. Planifiez combien de temps vous attribuez à chaque tâche
- Vous devez garder du temps pour les interruptions et il ne faut donc pas que votre total soit 12 heures.
4. Planifiez votre journée avec chaque tâche
- Ajoutez également 3 fois 30 minutes pour la gestion de vos emails et 30 minutes pour les discussions et interruptions diverses.
5. Prioriser et faire les choses les plus importantes en premier
- Gardez les gros projets dans votre agenda en les découpant en petites parties : Chet Holmes a écrit son livre « Ultimate sales machine » en prenant une heure de son temps chaque jour pendant 2 ans.
- Focalisez-vous sur les résultats : si 20% de vos efforts permettent 80% des résultats, imaginez vos résultats si vous pouviez mettre plus d’effort sur l’essentiel.
6. Posez-vous la question : « Est-ce un problème si je jette cette information ? »
- 80% des informations archivées ne sont plus jamais consultées.
Gérez mieux votre temps et améliorez vos résultats : faites l’exercice pour votre journée de demain…
21 moyens efficaces pour épargner votre temps et doubler votre productivité
« Un homme qui ose perdre une heure de sa vie n’en a pas découvert la valeur. » – Charles Darwin
- Prenez une décision
- Développez des buts et des objectifs clairs
- Planifiez chaque jour à l’avance
- Utilisez la méthode ABCDE pour prioriser vos tâches
- Séparez l’urgent de l’important
- Pratiquez la loi de l’efficacité obligatoire
- Appliquez la règle du 80/20
- Travaillez lors de vos pics d’énergie
- Pratiquez le traitement en une fois de vos tâches clefs
- Avalez cette grenouille et ne procrastinez pas lorsqu’il est question de vos tâches importantes et difficiles
- Organisez votre espace de travail
- Utilisez vos temps de déplacement à accroître votre productivité
- Devenez meilleur dans vos tâches clefs
- Travaillez en temps réel
- Restructurez votre travail
- Réinventez vous chaque année
- Pratiquez la pensée à base zéro
- Mettez en place de claires postériorités
- Maintenez votre vie en équilibre
- Planifiez chaque projet avec soin
- Soyez intensément orienté vers l’action
La règle 80/20 : Le secret de faire plus avec moins
« Il ne suffit pas d’être occupé, les fourmis le sont. La question est à quoi sommes nous occupés? » – Henry David Thoreau
Introduction
80% des effets ou des résultats viennent de seulement 20% des efforts. Appliqué à la vie personnelle, 80% du bonheur vient de moins de 20% de notre temps.
Alors que les ratios spécifiques varient, le principe tend à nous montrer la manière déséquilibrée dont le monde fonctionne.
Origines
Pointé à l’origine par l’économiste italien Pareto ( et connu aussi sous le nom de Loi de Pareto), ce principe a été la base dont se sont servi les consultants en gestion stratégique et le secret des compagnies qui ont le mieux réussi.
La sagesse conventionnelle consiste à ne pas placer tous vos œufs dans le même panier. La sagesse 80/20 est de choisir votre panier avec soin, d’y loger tous vos œufs et ensuite de le surveiller comme un faucon.
Le principe du 80/20, comme la vérité, peut vous rendre libre: vous pouvez travailler moins et en même temps gagner plus et prendre plus de plaisir. Identifiez ce à quoi vous êtes bon, faîtes-en davantage dans ce domaine et le succès viendra facilement.
Théorie et réalité
Le principe n’est pas une théorie, mais une simple observation de la réalité. Au contraire des lois spirituelles ou philosophiques, le principe du 80/20 fonctionne que vous y croyiez ou non.
A un niveau intellectuel, un ratio de 50/50 fait sens dans la relation entre les efforts accomplis et les résultats obtenus. Malheureusement, tel n’est plus le monde dans lequel nous vivons.
Dans le monde du 80/20, ceux qui appliquent la logique du principe peuvent espérer des retours exponentiellement plus remarquables comparés à leur investissement. Cependant, cet investissement doit être d’un standard d’une hauteur unique et refléter l’unicité de celui qui l’accomplit.
Ce que nous considérons comme ayant le plus de valeur vient de seulement une fraction de la manière dont nous passons notre temps.
Afin d’accroître notre efficacité, notre bonheur, ou ce que nous gagnons de manière significative, nous devons augmenter cette fraction au delà de 10 ou 20 pour cent afin de réaliser un bien meilleur partage de notre temps.
La gestion du temps tend à faire tenir un litre dans une chope d’une pinte. Il s’agit d’accélérer. Nous n’avons pas besoin d’une gestion du temps, nous avons besoin d’une accélération du temps.
Le temps
Afin de devenir phénoménalement meilleurs dans l’usage que nous faisons du temps, le principe du 80/20 requiert que nous revenions à nos priorités et que nous examinions si elle reflètent le meilleur usage que nous pouvons faire de notre vie en général.
Le principe du 80/20 dit que si nous doublons notre temps sur les 20 pour cent de nos activités majeures, nous pouvons ne travailler que deux jours par semaine et accomplir 60 pour cent plus que ce que nous accomplissons maintenant.
La plupart des gens essaient trop dur sur des choses qui n’en valent pas la peine: peu de choses sont importantes, la plupart ne le sont pas.
La réalité inattendue et irrationnelle est qu’il y a abondance de temps à partir du moment où nous commençons à le dépenser sur les 20 pour cent qui importent.
La clef de l’efficacité
C’est ok d’être paresseux si vous l’êtes intelligemment: la clef n’est pas l’effort, mais de trouver la chose convenable à laquelle l’appliquer. Le travail acharné conduit à des retours médiocres.
La clef pour devenir une star est de stimuler, de fabriquer, et de déployer l’intelligence de la paresse. Au lieu de choisir ce qui est difficile, au lieu de nous fixer un but générique dont nous pensons qu’il nous apportera le respect, nous devrions nous focaliser sur ce qui vient aisément (voir la matrice de Von Manstein).
Les récompenses sont à la fois déséquilibrées et injustes. Nous pouvons soit nous en plaindre, soit nous aligner pour tirer avantage de la matrice de Von Manstein.
De manière étonnante, le capitalisme permet aux gens de réussir et de devenir riches simplement en étant eux-mêmes: en répondant à leur plus haute expression d’eux-mêmes ils créent automatiquement une très petite niche, mais de haute valeur.
C’est en accord total avec une économie d’information qui demande une spécialisation toujours plus grande, parce que personne ne fait ce que nous faisons exactement de la même façon que nous le faisons.
Conclusion
La pensée du 80/20 est la combinaison de l’ambition et d’une manière d’agir confiante et détendue. Cela implique une pensée réfléchie (laisser venir l’inspiration, plutôt que de se précipiter dans l’action), un usage non conventionnel du temps et une philosophie hédoniste.
L’hédonisme n’est pas de l’égoïsme: Le plus nous aimons faire quelque chose, le meilleur nous serons à le faire, augmentant les chances que ce soit profitable aux autres.
En nous montrant comment l’univers est déséquilibré de manière prévisible, le principe du 80/20 nous autorise à faire naturellement pencher les chances en notre faveur.
Extrait de L’essentiel sur le développement professionnel:
