Efficacité professionnelle
Getting things done – GTD
To do two things at once is to do neither. Publius Syrus
A tous les niveaux de l’entreprise, mais aussi dans la vie personnelle, les gens cherchent à gagner en efficacité.
Concrètement, l’objectif de la méthode GTD est de se prémunir contre le stress et l’anxiété, pour gagner en efficacité.
Pour cela, elle propose deux choses.
Premièrement, de capturer toutes les choses qui doivent être faites, maintenant, plus tard, grandes ou petites dans un système logique et de confiance, « hors de la tête ».
Deuxièmement, se discipliner à prendre des décisions immédiates concernant les nouvelles choses à faire et construire un plan pour toujours avoir une action prochaine à réaliser.
Le problème, est que nous vivons dans un monde où nous sommes submergés d’informations. De plus, le travail même a changé sur la forme et le fond : nous sommes rentrés dans la période du « knowledge work ».
En d’autres termes, nous changeons de carrière et de métier de plus en plus rapidement. Notre poste évolue continuellement au sein de l’entreprise; et c’est au travailleur de définir lui-même les actions qu’il doit enchaîner pour réaliser un projet.
Méthode
La méthode GTD n’est pas une méthode de gestion du temps: on ne peut manager un planning à la minute, les surprises existent,
N’est pas une méthode de gestion de l’information : car on ne peut décider à l’avance combien de mails on reçoit chaque jour
N’est pas une méthode de gestion des priorités : les priorités se définissent d’elles-mêmes
C’est une méthode de gestion des actions.
Le manque de temps, n’est généralement pas le plus grand problème dans un projet.
Les problèmes dans un projet sont:
- Le manque de clarté sur l’objectif
- Les résultats souhaités d’un projet
- Les prochaines actions à réaliser pour s’approcher de cet objectif.
Cinq étapes pour maîtriser le flux du travail
Si tellement de gens sont désorganisés, c’est parce qu’ils réalisent certaines étapes et pas d’autres, ou réalisent toutes les étapes en même temps.
Voici, les 5 étapes permettant de maitriser le flux de travail :
1. Collecter les sujets qui retiennent l’attention.
2. Traiter des sujets et déterminer l’action qu’ils exigent
3. Organiser les actions concrètes à exécuter
Comme c’est illustrer dans le diagramme de flux, il y a tout d’abord une phase de collecte dans l’« Inbox ».
Lorsqu’une tâche arrive dans votre boite de réception, votre todo list, ou tout autre outil, ou encore oralement, vous devez vous poser la question suivante: « Est-ce que cela correspond à une action ? ».
Si la réponse est oui alors plusieurs choix se posent à vous :
- L’action demande moins de 2 minutes, alors vous devez l’exécuter de suite.
- Si l’action demande d’être déléguée alors déléguez-la et notez-la dans la liste des choses en attentes.
- L’action est panifiable, planifiez-la dans votre agenda.
- Sinon notez l’action dans la liste des tâches à exécuter.
Si la réponse est non alors les possibilités sont :
- Supprimer
- Classer
- Mettre sur une liste de chose à faire « un jour peut-être ».
Afin de gagner en efficacité, David Allen recommande d’avoir un environnement de travail clair et bien rangé.
Nous sommes tous d’accord pour dire, que l’on perd du temps lorsque nous cherchons nos affaires. Et pourtant, nous n’avons pas toujours un environnement de travail comme il se devrait. La méthode recommande de maîtriser cet environnement.
4. Revoir les actions et évaluer les options
5. Agir en fonction des options choisies
L’impact de la pratique de collecte (étape 1)
L’application de la méthode GTD, vous permettra non seulement de vous libérer l’esprit et d’être plus efficace, mais aura aussi de nombreuses répercussions positives sur le long terme.
Quelle est l’origine des émotions négatives; Celles qui peuvent vous vider de votre énergie en vous plongeant dans l’angoisse ou la dépression ? Du fait que vous travaillez trop ?
Non, vous aurez toujours trop de travail et vous le savez. Pensez à tout ce qui traîne dans votre boîte mail ou vos tiroirs.
De quoi s’agit-il ? D’engagements, que vous avez pris avec vous-même. Les sentiments négatifs, que vous éprouvez naissent du simple fait que vous ne respectez pas ces engagements.
Même si vous rangez cet engagement dans un coin de votre esprit et que vous l’oubliez, votre subconscient ne l’oubliera pas, lui, et ne vous rendra pas fier de vous.
Ce sont les symptômes d’une estime de soi qui se désintègre. Pour remédier à cela, il suffit de choisir l’une de ces trois solutions, consciemment, pour chacun de vos engagements :
- Ne pas accepter l’engagement.
- Respecter l’engagement.
- Renégocier l’engagement.
Il faut savoir refuser ou abandonner des engagements.
Un cadre efficace
Tous les hommes pensent que le bonheur se trouve au sommet de la montagne alors qu’il réside dans la façon de la gravir. -Confucius
Le cadre, celui ayant à prendre des décisions qui ont une influence sur son entreprise – se doit d’être efficace, c’est à dire de faire ce qu’il faut.
Et la clé de l’efficacité pour le cadre, c’est d’appliquer son effort là où il faut.
Aujourd’hui, les cadres subissent quatre contraintes principales :
- Le temps des cadres leur appartient de moins en moins.
- Les cadres se retrouvent sont contraints à faire des tâches subalternes : Des tâches qui ne leur permettent pas d’intervenir pour modifier l’environnement dans lequel ils vivent et travaillent.
- Ils agissent au sein d’une organisation
- Les cadres agissent à l’intérieur d’une organisation.
A. Connaitre son Temps
Le temps constitue la contrainte essentielle, et les cadres le savent. Le temps constitue une ressource unique en son genre car il ne peut ni se louer ni s’acheter ni s’acquérir ni être stocké pour plus tard.
Si forte que soit la demande en temps, son offre ne s’élèvera pas. Sa pénurie ne cesse jamais, et c’est une ressource totalement irremplaçable.
Pour être efficace, il faut disposer de son temps en tranches assez larges.
Les cadres efficaces savent utiliser leur temps en accomplissant 3 étapes:
1. Connaître son emploi du temps: Une fois la liste de ses activités récoltées, le cadre:
a) identifiera et éliminera tout ce qui n’est pas nécessaire en se posant cette simple question : « Que se passerait-il si je le supprimais ? », si la réponse est Rien, alors il faut mettre un terme à l’activité.
b) ensuite il se demandera« Quelles sont mes activités qui pourraient être accomplies, et peut-être mieux par quelqu’un d’autre ? » et sa réponse conditionnera sa capacité à déléguer.
2. Régir son temps: Pour éliminer les pertes de temps, il faut:
a) identifier les causes de perte de temps qui ont pour origine le manque d’organisation et de prévision.
b) Les pertes de temps résultent souvent d’un excès de personnel : toute séparation des tâches entre des hommes entraîne un besoin accru de coordination. On peut repérer le surplus de personnel si un cadre ou un supérieur hiérarchique passe plus de 10% de son temps à des problèmes de relations humaines. Pour remédier à cela, il faut notamment faire appel à des prestataires externes plutôt que d’employer des spécialistes sous-utilisés.
c) Les réunions sont des aspirateurs de temps dont l’efficacité est le plus souvent nulle.
d) D’importantes pertes de temps sont dues à une mauvaise circulation de l’information.
3. Regrouper les temps disponibles
Une fois connu son emploi du temps et éliminé les tâches inutiles, il convient de regrouper le temps gagné pour l’affecter à des tâches ou projets plus importants.
B. Connaître sa contribution
Les cadres efficaces concentrent leur attention sur la contribution qu’ils peuvent apporter à l’entreprise.
L’efficacité, c’est apporter la meilleure contribution possible à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Concentrer ses efforts sur la contribution, permet de s’adapter beaucoup plus facilement à des changements importants dans l’environnement de travail : les cadres habitués à réfléchir ainsi pourront garder la même méthode de raisonnement et l’appliquer à la nouvelle situation.
C. Féconder l’énergie
La nécessité d’identifier et d’utiliser les forces de ses collaborateurs – subordonnés, collègues et supérieurs – ainsi que les siennes propres afin de faire de la force de chaque homme une pierre au monument commun qu’est l’organisation.
Les cadres efficaces fécondent les énergies. Ils savent que l’on ne bâtit pas sur la faiblesse.
Leur première tâche, consiste à recruter des forces. Ils assignent postes et promotions d’après ce que les hommes peuvent faire, en prenant davantage en considération leurs qualités que leurs défauts.
D. D’abord l’Essentiel
Le véritable secret de l’efficacité, s’il en est, est la concentration. Les cadres efficaces font d’abord l’essentiel, une chose à la fois.
Pour obtenir la demi-journée ou les quinze jours nécessaires à un travail productif, le cadre doit savoir dire « non » avec une volonté de fer.
Les cadres efficaces prennent des décisions efficaces.Mais ils n’en prennent pas beaucoup, ils se concentrent sur celles qui ont de l’importance.
La Bit Literacy
Bit Literacy, se veut être les bonnes pratiques et les erreurs à éviter dans un monde où les échanges numériques, sous forme de bits. Donc, se veulent de plus en plus nombreux entre les individus, en situation professionnelle comme en situation personnelle.
Mark Hurst utilise souvent, dans son livre la notion de « bit-literate », c’est-à-dire quelqu’un qui maîtrise le langage des bits.
Le contexte
La majorité des gens ne savent pas gérer l’immense quantité d’informations numériques qu’ils reçoivent. En devenant bit-literate, vous avez plus de chances d’arriver au sommet de votre profession mais aussi de vivre avec moins de stress, d’avoir une meilleure santé, et plus de temps libre.
La bit-literacy rend les gens meilleurs aujourd’hui, mais les équipe aussi pour mieux gérer demain.
Les bits ont des propriétés uniques qu’on peut néanmoins utiliser à notre avantage : ils sont légers, rapides, facilement créés et copiés et partagés en quantité infinie, protégés des ravages du temps et libérés des contraintes d’espace et de distance. Mais le paradoxe est qu’ils peuvent nous submerger et devenir un poison.
Il n’y a qu’une seule solution quand on est pris dans l’avalanche de bits : laisser l’avalanche nous passer dessus sans bouger.
Cela ne veut pas dire tout supprimer. Cela ne veut pas dire non plus ne pas utiliser les bits.
C’est le vide qui va nous permettre de devenir bit-literate. Ce mot est connoté, mais ici le vide permet d’atteindre un état de soulagement.
La méthode
1. Gérer les emails entrants
La surcharge a de nombreux effets négatifs :
- Cela prend plus longtemps pour un utilisateur surchargé de répondre à un email entrant car cet email est en compétition avec la horde de mails déjà présents dans la boîte.
- Prioriser est difficile
- Cela prend plus de temps pour trouver un message spécifique dans une boîte mail qui déborde
- C’est difficile de se rappeler quels emails évoquent quels sujets
- Un utilisateur débordé par les emails, peut diminuer la productivité des autres qui pourraient être inquiétés de ne pas recevoir de réponse à leurs sollicitations
- Certains logiciels de messagerie peuvent crasher ou ralentir en cas de surcharge d’emails
- Les utilisateurs submergés ne savent jamais s’ils n’ont pas oublié quelque chose d’important dans leur boîte mail
- Une boîte mail pleine, montre constamment à l’utilisateur à quel point il est loin d’avoir réalisé toutes ses actions.
La raison la plus commune pour la surcharge de boîte mail est que les gens l’utilisent pour ce qu’elle n’est pas :
- Une ToDo list
- Un système de classement et de rangement
- Un calendrier (les notifications de calendrier qui s’empilent)
- Une liste de book-marks, mots de passe, sites web intéressants
- Un carnet d’adresses.
C’est une erreur d’utiliser sa boîte mail pour ces fonctions. La boîte mail est appropriée pour stocker temporairement les emails avant qu’ils soient supprimés ou rangés ailleurs.
L’email est juste un média, c’est le contenu de l’email qui définit la place où il doit être rangé.
La solution
La solution pour lutter contre la surcharge d’emails est simple : il faut vider sa boîte mails au moins une fois par jour.
Supprimer la plupart des emails, en ranger certains, mais surtout les sortir de la boîte avant qu’ils ne deviennent générateurs de stress.
Quand il s’agit de remettre à zéro sa boîte pour la première fois, il est conseillé de traiter « on the fly » tous les emails auxquels on peut répondre en moins de 2 minutes.
Tous les autres mails doivent être rangés par catégorie.
2. Gérer les to-do
Les utilisateurs avec une boîte mail vide ont besoin de savoir ce qu’ils doivent faire.
La gestion des emails ne peut adresser à elle seule le problème de la gestion des to-do.
En effet, certains to-do arrivent par d’autres moyens que le mail, avec par exemple le chef qui débarque dans le bureau et qui assigne une nouvelle tâche.
Ou un engagement que l’on prend lors d’une conférence téléphonique.
Ou même un email, que l’on envoie pour déléguer une tâche à un collaborateur (on se crée ici le to-do de devoir s’assurer que la tâche est bien réalisée).
L’outil
Les utilisateurs ont donc besoin d’un seul outil, robuste et simple, pour gérer leurs to-do.
La surcharge d’informations vient d’un monde de bits, alors l’outil de gestion de to-do devrait également venir d’un monde de bits. Utiliser le papier pour ses to-do n’a pas de sens selon Mark, pour des questions d’échelle et pour des questions de temps.
Pour des questions d’échelles : les notes papiers sont efficaces seulement quand il y en a peu, mais quand il y en a des dizaines sur des post-it et des feuilles de papier, elles deviennent distrayantes.
De plus, impossible de multiplier les to-do sur papier à l’infini car nous sommes limités par la place.
Enfin, certains to-do viennent avec un certain nombre d’informations attachées (par exemple une demande de notre chef par mail, avec des documents en pièce jointe et des informations précisées dans le mail).
Etapes
Comprendre le cycle de vie d’un to-do est important. Il se divise en quatre étapes :
- Création
- Inactivité : la possible hibernation d’un to-do
- Activation: le moment où le to-do se rappelle à notre bon souvenir, et le moment où il peut donc être réalisé.
- Réalisation (et donc supprission du to-do à l’issue de la réalisation).
Un outil de gestion des to-do doit donc permettre aux utilisateurs de bouger leurs to-do d’une phase à une autre.
Une liste de to-do qui se voudrait bit-literate doit donc posséder ces quatre caractéristiques :
- chaque to-do doit être associé avec un jour particulier
- les utilisateurs peuvent créer des nouveaux to-do par email, pour aujourd’hui ou pour le futur
- les to-dos sont rangés chaque jour selon une priorité
- chaque to-do doit comporter un champ qui permet d’y ajouter des informations.
3. Le régime média
L’un des effets les plus générateurs d’anxiété de notre époque est le sentiment de devoir tout savoir.
Réaliser que l’on ne doit pas tout savoir est essentiel si on veut rester sain d’esprit face à l’avalanche d’informations dont on dispose.
Cette avalanche d’informations pour les médias se traduit à la fois :
- offline: magazines, télé, radio, journaux
- online: newsletters, mailing lists, sites, blogs, podcasts…
Un tel choix de contenu peut apporter les mêmes sentiments qu’une boîte mail surchargée : stress et anxiété.
La pratique de la bit-literacy a pour objectif, de nous donner la bonne information sans essayer de tout savoir.
Cela passe par un régime média : un ensemble élagué de publications qui nous laisse informés de ce qui nous importe le plus.
Le régime média :
- est basé sur ce qui est important pour nous
- se réfère à une minorité de sources fiables
- ignore l’océan de sources vagues et inintéressantes
- est un portfolio actif de sources que l’on peut modifier pour le garder le plus pertinent possible
- est aussi petit que possible.
Mark, rappelle que le temps est notre plus précieuse ressource. Donc on doit toujours chercher à passer, élaguer, et supprimer certaines sources.
L’ensemble de nos sources d’informations, doit se décomposer:
En sources principales: consultées dès leur parution et dont le contenu dans son ensemble est intéressant pour nous.
De sources secondaires: dont on scanne de manière régulière le contenu.
D’essais: nouvelles publications dont on fait l’essai pour voir si elles peuvent intégrer notre régime média.
4. Gérer les photos
Devant cette nouvelle avalanche de bits, c’est encore à l’utilisateur de faire preuve de sagesse et de trier ses photos avant de les partager.
La bit literacy conseille de mettre en place un système qui permettra de :
– naviguer et retrouver ses photos facilement et rapidement
– partager facilement des photos via le web ou les emails
– éviter le travail supplémentaire de devoir renseigner les tags et autres metadatas
– éviter d’être bloqué par l’utilisation d’un logiciel particulier
– gérer des milliers de photos par an
5. Créer les bits
Cette section pourrait se résumer par : « Si tu dois dire quelque chose, fais court. »
La bit literacy veut que :
– Qu’on soit bref dans un mail et qu’on aille directement au sujet
– Quand on montre des photos, on montre les meilleures
– quand on crée un site internet, on fasse en sorte que l’objet du site soit visible dès la première page dès le premier regard.
Quelques conseils:
– toujours exposer l’idée la plus importante en premier
– exposer l’idée importante suivante en second
– éviter d’exposer une troisième idée
– terminer le message le plus rapidement possible.
6. Les formats de fichiers
Quand on crée des bits, il est important de choisir un format de fichier qui puisse contenir le message avec un niveau acceptable de qualité. Il permet à tous les destinataires de télécharger le fichier rapidement et de l’ouvrir facilement, et enfin d’être compatible avec la plus grande partie des ordinateurs et autres devices.
Images
Au niveau des images, on préférera le format JPG et PNG (PNG est à préférer pour les logos et icônes). Ces formats sont légers tout en assurant un bon niveau de qualité pour les images.
Son
Au niveau du son, le MP3 est à privilégier, bien sûr. Léger, et presque d’aussi bonne qualité que son cousin le WAV, le MP3 permet de partager de la musique facilement et rapidement
Formats texte
Au niveau des formats texte, le DOC (issu de Microsoft Word) est utilisé dans toutes les entreprises. Son problème est qu’il est lourd (20 ko pour un fichier… vide !) et qu’il est dépendant de Microsoft, une société commerciale.
Ainsi, les dernières versions de Word ont vu apparaître un nouveau format de texte, le DOCX, qui est difficilement lisible sur les autres traitements de texte.
Quand il s’agit d’émettre des fichiers texte sans mise en forme particulière, on privilégiera le format TXT, ou ASCII, bien plus léger et compatible avec tous les traitements de texte.
Enfin, le format PDF, difficile à modifier, garantit néanmoins une lecture sur tous les ordinateurs, car Adobe, le propriétaire du format, n’a aucune volonté de fermer le format dans les années à venir.
7. Nommer les fichiers
Dès qu’on crée un fichier, quel que soit son type, le fichier a besoin d’un nom. C’est un choix important car un bon nom permettra au fichier d’être retrouvé longtemps après.
Parmi les pires pratiques de nommage de fichier, on compte :
- les noms non-descriptifs, du type « agenda.doc », qui peuvent se référer à trop de projets différents ou compter des redondances
- les noms qui incluent des mots comme « final », « old », « new »
- CV qui portent le nom « CV.doc ».
Mark, propose que les fichiers soient nommés de la manière suivante :
initiales-date-sujet.extension
Exemple : me-0910-article-bit-literacy.doc
Ce nommage est universel et permet immédiatement de savoir qui a écrit le fichier, quand, et à quel sujet. A noter que toutes les parties du nom sont séparées par des traits d’union. On peut également utiliser les caractères de soulignement (le fameux « tiret du 8 »), mais jamais, bien sûr, les deux à la fois.
Les espaces sont à bannir, comme les accents, car reconnus de manière différente par les différents systèmes de fichiers.
Au niveau des initiales, Mark indique qu’elles peuvent être omises dans le cas de fichiers personnels destinés à ne pas quitter notre ordinateur. Dans ce cas, il propose de remplacer les initiales par « notes ».
Dans le cas d’un fichier destiné à quelqu’un en particulier, on peut également indiquer à la place des initiales du créateur les initiales du destinataire avec le mot « to- » devant.
Exemple : to-you-0910-methode-bit-literacy.pdf
Au niveau de la date, il préconise de ne pas indiquer l’année, souvent inutile car rares sont les projets de plus d’un an ou nécessitant de remettre la main sur des échanges et fichiers de plus d’un an.
C’est néanmoins possible. On utilise alors un format « aammjj » pour obtenir un réel classement par date.
Les fichiers toujours changeants, de type to – do list, « films à voir », ou autre, peuvent se dispenser de ce système de nommage car ils sont personnels et les dater n’a pas de sens.
8. Stocker les fichiers
Différents types de fichiers doivent être organisés de manière différente. Ainsi les photos peuvent être gérées via un logiciel type Picasa ou iPhoto, et la musique via Itunes.
Mais le bit-literate peut se passer de tels logiciels. Le système de fichiers disponibles sur tous les OS (Windows, Mac, Linux) offre une manière simple et élégante de classer et ranger les fichiers.
Les erreurs communes dans l’utilisation du système de fichier de l’OS sont :
– la création de trop de dossiers de rangement différents
– la création de pas assez de dossiers de rangement
– l’utilisation du bureau pour ranger les fichiers
– une organisation partielle, faite de plusieurs systèmes de rangement inachevés.
Selon Mark, organiser les fichiers a un coût : un peu de temps. Dans la majorité des cas, un système de rangement à deux niveaux suffit : un dossier parent (typiquement « mes documents ») qui contient les dossiers de niveau 1 (un dossier par projet et par catégorie) mais qui ne contient aucun fichier. Les fichiers sont placés dans les dossiers de niveau 1, pour créer ainsi un deuxième niveau de rangement.
Il faut essayer de limiter les sous-dossiers, (et donc la création d’un troisième niveau), mais Mark avoue que cela est parfois nécessaire pour les projets lourds où les documents sont légions. Il donne quelques exemples de sous-dossiers possibles : un dossier « old » pour tous les fichiers qu’il faut garder mais plus nécessaires à la bonne marche du projet ; un dossier « livrables » qui contient tous les documents définitifs envoyés au client ; …
Un autre conseil consiste bien sûr à ranger tous les emails importants dans les dossiers de projets : le logiciel de messagerie ne doit pas servir à stocker les mails ainsi que les fichiers importants. Le but de la bit-literacy est de minimiser le nombre possible de lieux pour un fichier donné.
Enfin, il peut être utile de créer un deuxième dossier parent pour tous les fichiers personnels.
9. Autres sujets essentiels
Le premier : les bit-literate doivent maîtriser parfaitement l’écriture au clavier. Il existe de nombreux logiciels pour s’entraîner et atteindre une vitesse convenable de 60 mots par minute. Il est important de noter qu’à l’ère du bit, la frappe au clavier est décisive en termes de productivité.
Etre bit-literate, c’est aussi utiliser au maximum les outils d’auto-complétion et d’auto-correction offerts disponibles désormais dans les dernières versions des traitements de texte populaires.
Savoir se passer de la souris est également une bonne manière de gagner du temps. Les raccourcis clavier les plus courants sont à connaître par cœur. Configurer ses touches Fn permet également d’accéder plus rapidement à ses programmes les plus utilisés : Word, Excel, Outlook…
Gagner en efficacité en appliquant la bit-literacy, c’est aussi se prémunir des pannes matérielles et autres pertes de données en faisant un backup régulier de ses fichiers sur un disque dur externe et un disque optique (sait-on jamais).
Extrait de L’essentiel sur le développement professionnel:
